Inventaire fantôme et comment le combattre

L’inventaire fantôme est une situation à laquelle chaque entrepôt doit faire face et qui peut entraîner de grandes pertes économiques. Dans cet article, nous expliquons ce qu’est l’inventaire fantôme, ses principales causes et comment le combattre.

L’inventaire fantôme, appelé «inventaire fantôme» en anglais, fait référence au moment où il y a un stock enregistré dans le système de gestion d’entrepôt qui n’est pas réellement disponible dans les rayons pour la vente, ce qui peut être dû à des erreurs de saisie de données, des dommages à la marchandise, expiré produits, vol, etc.

Un entrepôt avec un inventaire fantôme implique qu’il y aura des commandes qui seront acceptées mais qui ne pourront pas être satisfaites, car au moment de la réception de la commande, le système de contrôle des stocks indiquera qu’il y a du stock, mais lors de la préparation de la commande, la situation se produira. la marchandise n’est pas réellement disponible. C’est encore plus grave dans le cas du commerce électronique, où les clients auraient été informés via la boutique en ligne qu’il y avait du stock et avec une estimation du délai de livraison.

En plus des situations de rupture de stock lors de l’exécution des commandes, l’inventaire fantôme affectera également le réapprovisionnement. Dans les systèmes automatisés de contrôle des stocks où les bons de commande sont générés lorsque la marchandise tombe à un certain niveau de stock, un inventaire fantôme indiquant qu’il y a plus de stock que ce qui est réellement disponible empêchera la génération de bons de commande et, par conséquent, non seulement la marchandise ne sera pas disponibles à la vente, mais les commandes aux fournisseurs pour remplacement seront gelées.

Certains secteurs d’activité sont plus sujets aux stocks fantômes que d’autres, par exemple le secteur de la vente au détail ou lorsqu’il s’agit de produits périssables. Les stocks fictifs peuvent devenir l’une des principales causes de pertes économiques.

L’une des causes typiques pouvant conduire à une situation d’inventaire fantôme est une erreur dans la saisie des données, de sorte que le système informatique de contrôle des stocks ne reflétera pas les informations de stock réelles. Cela peut être dû à des erreurs de saisie manuelle des données ou à un défaut d’enregistrement ou de mise à jour des mouvements de marchandises. Mais la saisie des données n’est pas le seul point où des erreurs peuvent se produire. Il existe de nombreuses causes qui peuvent déclencher un inventaire fantôme et chaque entrepôt à un moment donné sera dans cette situation avec l’une de ses références.

Une autre des causes habituelles est que la marchandise a subi des dommages pendant le transport ou lors de tâches de maintenance. Le système de gestion reflétera le stock mais lesdits dommages, qui rendent la marchandise impropre à la vente, peuvent ne pas être détectés, ou peuvent être détectés mais non enregistrés. Dans le même ordre d’idées, lorsque vous travaillez avec des produits périssables, l’entrepôt peut contenir des marchandises périmées, qui apparaîtront comme des stocks disponibles à la vente dans le contrôle des stocks, mais ne pourront être détectées comme des marchandises non valides qu’au moment où une commande est remplie.

Les vols, notamment dans le secteur de la grande distribution où les linéaires sont mis à la disposition du public dans les points de vente, sont d’autres raisons pour lesquelles certaines marchandises ne sont plus disponibles sans être détectées par le système informatique de contrôle des stocks. Dans les points de vente libre-service, les déplacements de marchandises se produisent également lorsqu’un consommateur retire un produit des étagères, puis change d’avis et le place sur la mauvaise étagère. Certains de ces produits pourraient finir par être oubliés et, même s’ils étaient comptabilisés, ne seraient pas disponibles à la vente là où les clients s’attendent à les trouver. Jusqu’à ce que les nouvelles technologies évoluent suffisamment, pour le moment, la mesure la plus efficace dans ces situations reste le comptage manuel et la réorganisation.

Les erreurs sont parfois causées par de mauvaises étiquettes de code-barres. Cela peut être dû à des erreurs du fabricant ou à des erreurs lors de l’application de vos propres étiquettes. Mais cette situation peut aussi se produire si un suivi exhaustif de la reverse logistique n’est pas réalisé. Par exemple, ces dernières années, le commerce électronique de vêtements et de chaussures a pris de l’importance, grâce à la prolifération de boutiques en ligne offrant la livraison et les retours gratuits. Dans ce secteur, la logistique inversée est un élément essentiel du modèle commercial, car, contrairement à d’autres types d’articles de consommation, il sera courant que les clients achètent des produits similaires qui ne diffèrent que par des couleurs ou des tailles pour les essayer et les retourner si nécessaire. .. ils ne vont pas bien. Ici, il peut arriver que si les codes-barres apparaissent sur l’emballage des vêtements, les consommateurs puissent les échanger par erreur lors de leur préparation pour le retour. Si un contrôle approfondi n’est pas effectué lors de la logistique inverse, les scans entrants et sortants ne correspondront plus à la marchandise réelle. Toute personne qui effectue régulièrement des achats en ligne peut avoir rencontré cette situation, où elle a reçu des vêtements qui ne correspondaient pas à la couleur ou à la taille. Cette altération fait que le contrôle des stocks enregistre par erreur les réceptions des retours et les sorties ultérieures et, par conséquent, donne lieu à un inventaire fantôme.

Dans l’industrie du vêtement de consommation, il n’est pas rare que de petits fabricants, produisant des modèles de produits qui ne durent qu’une saison, finissent par réutiliser des codes-barres pour différents modèles au cours des saisons suivantes. Cela peut entraîner des problèmes plus loin dans la chaîne d’approvisionnement, car ces codes auraient pu être reflétés dans les systèmes informatiques avec d’anciens produits et non avec de nouveaux, entraînant des erreurs de contrôle des stocks et un inventaire fantôme.

Une autre erreur peut se produire avec des articles presque identiques, qui ne se différencient que par une promotion et qui sont mélangés par erreur dans le magasin. Le contrôle des stocks pourrait refléter de faux niveaux de marchandises alors que les consommateurs pourraient exiger la version avec la promotion.

Bien que chaque entrepôt se retrouve plus ou moins en situation d’inventaire fantôme avec certaines de ses références, ATOX Storage Systems conçoit et adapte ses rayonnages métalliques et systèmes d’automatisation adaptés aux besoins de chaque entrepôt, rendant les tâches de maintenance plus efficaces et aidant à réduire les niveaux de stocks fantômes.

Une mauvaise saisie de données est l’une des causes courantes de l’inventaire fantôme. Les entrepôts automatiques permettent de réduire considérablement les niveaux d’erreur. Les mouvements de marchandises, tant pour le stockage que pour l’enlèvement, sont effectués par des transstockeurs, ce qui permet d’obtenir une plus grande rapidité dans les opérations et d’atteindre des densités de stockage plus élevées, tout en minimisant les erreurs.

Habituellement, plus de cinquante pour cent des coûts de fonctionnement d’un entrepôt correspondent à la préparation des commandes. La préparation manuelle des commandes ralentit non seulement les opérations de l’entrepôt, mais est plus sujette aux erreurs humaines qui peuvent entraîner une augmentation des niveaux de stocks fantômes.

Traditionnellement, le slotting était utilisé pour optimiser la préparation manuelle des commandes. Par exemple, placer des produits très similaires sur des étagères clairement séparées, pour éviter toute confusion de la part des opérateurs de picking. Mais les exigences imposées aux entrepôts modernes nécessitent une optimisation beaucoup plus importante. Les systèmes automatiques ATOX Soluciones Tecnológicas sont conçus pour rationaliser la préparation des commandes tout en minimisant les erreurs, atteignant les niveaux de performance les plus élevés.

Les systèmes Miniload utilisent des transstockeurs pour charges moyennes et légères, faisant ainsi fonctionner les entrepôts de manière automatique.

Les distributeurs automatiques ATOX sont une autre alternative à la préparation automatique des commandes, qui permettent des cadences élevées. Leur robustesse les rend idéales pour les entrepôts avec des pics de travail, comme la logistique pharmaceutique et la distribution en général, où la préparation des commandes est concentrée sur des plages horaires.

Lorsque la manutention des marchandises doit être manuelle, le système de guidage lumineux conçu par ATOX offre un système de picking semi-automatique très efficace. Grâce à sa polyvalence, il rationalise à la fois la préparation des commandes et les tâches de réapprovisionnement grâce à des opérations pick-to-light et put-to-light.

Le système guidé par la lumière et la distribution automatique fonctionnent en coordination avec le système de transport intelligent à rouleaux conçu par ATOX, permettant ainsi de mettre en œuvre différentes stratégies de prélèvement.

Les convoyeurs à rouleaux intègrent des capteurs et intègrent des déviateurs qui agissent comme des trieurs. Cela permet le déplacement automatique de la marchandise sans que les opérateurs de picking aient à quitter leur zone. En plus de rationaliser l’intralogistique et de réduire les erreurs, cela réduit également le risque d’endommagement des marchandises lors de la manutention. Dans l’ensemble, ATOX fabrique une large gamme de systèmes de stockage qui s’adaptent aux besoins spécifiques de chaque entrepôt en fonction du type de marchandise, des niveaux de rotation, etc., réalisant une intralogistique plus efficace, moins sujette aux erreurs et, avec elle, aidant pour réduire l’inventaire fantôme.

Lorsque l’on travaille avec des denrées périssables, il faut éviter que les produits stockés ne se périment ou, à défaut, le détecter le plus tôt possible. Sinon, le contrôle des stocks refléterait le stock qui ne convient plus à la vente, devenant un stock fantôme.

Le rayonnage à palettes dynamique permet un flux FIFO, c’est-à-dire premier entré, premier sorti. Les racks de picking dynamiques fournissent un flux FIFO pour les charges moyennes et légères.

Le système de navette radio Sherpa conçu et fabriqué par ATOX permet de transformer un rayonnage compact en rayonnage haute densité. Grâce à sa polyvalence, il peut fonctionner en système LIFO ou en système FIFO.

Traditionnellement, peu importe à quel point vous essayez de l’éviter, tôt ou tard, chaque entrepôt finira par devoir gérer un inventaire fantôme dans une plus ou moins grande mesure. En définitive, la seule solution pour le corriger est de procéder à un décompte des marchandises. À l’heure actuelle, les modèles statistiques, l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique sont déjà appliqués, bien qu’ils ne puissent pas complètement éviter l’inventaire fantôme, du moins le limiter ou le détecter plus facilement.

À l’avenir, à mesure que diverses technologies mûriront suffisamment pour s’appliquer internet des objets efficacement tout au long de la chaîne d’approvisionnement, la marchandise aura une traçabilité précise en temps réel, avec surveillance de l’expiration, avec détection d’éventuels dommages grâce à des systèmes de vision artificielle, etc.

À l’heure actuelle, l’une des principales sociétés de commerce électronique a lancé un magasin physique face au public où les technologies les plus modernes sont appliquées, y compris des capteurs dans chaque fente des étagères en combinaison avec un système de vision artificielle, qui détecte quand un consommateur retire et remplace les produits sur les étagères et s’ils le font au bon endroit.

Il faudra encore attendre, sans doute plusieurs décennies, pour voir l’Internet des Objets largement adopté dans tous les maillons des chaînes d’approvisionnement, notamment jusqu’à ce que les technologies nécessaires soient suffisamment matures et bon marché pour être adoptées également par les petits fabricants et points de vente. . Mais dans cet avenir, qui viendra tôt ou tard, l’inventaire fantôme peut devenir un fantôme du passé.