Conteos cíclicos

Los conteos cíclicos de inventarios son un método para mejorar la exactitud y fiabilidad del control de inventarios y que consiste en contar las existencias del almacén, agrupadas según un criterio, de forma que se cuenten con frecuencia y de forma periódica, en lugar de realizar un único inventario físico anual.

Las referencias o SKUs (stock-keeping units) se clasifican y agrupan de forma que a diario se cuenten una cantidad abordable de referencias, en función del tiempo y los recursos humanos disponibles. Tras un número de días determinados, se habrán contado todas las referencias de un grupo y el ciclo se repetirá para ese grupo. El número de veces que una referencia es contada al año se denomina frecuencia de conteo.

Las referencias que representen un alto valor de inventario deberán contarse con más frecuencia que las de menor valor, puesto que una inexactitud en su control de existencias conllevará un mayor impacto en el negocio. Aquellas referencias que participen con mayor frecuencia en transacciones y tareas de manutención también deberán ser contadas con más frecuencia, puesto que estarán más expuestas a sufrir errores de inventario. En el caso de almacenes que manejen mercancía perecedera, las referencias con tiempos de vida más cortos también serán candidatas a una mayor frecuencia de conteo.

Es importante destacar que el objetivo de los conteos cíclicos no es sólo verificar la cantidad de la existencias reales con la cantidad de existencias registradas en el software de gestión del almacén, sino la de detectar los errores que haya, identificar sus causas y, con una filosofía de mejora continua, ir corrigiéndolos para que no vuelvan a producirse. De esta forma, a medida que los ciclos de conteo se van sucediendo, el sistema de control de inventarios irá siendo cada vez más fiable. A su vez, esto facilitará cada vez más el propio proceso de conteo en ciclos posteriores.

Cuando se implanta el conteo cíclico de inventarios de forma correcta, es habitual lograr una exactitud en los registros de existencias de más del 95%, y es posible llegar a una fiabilidad por encima del 98% ó el 99%. De hecho, los conteos cíclicos son uno de los métodos para combatir el inventario fantasma. Las ventajas de una mayor exactitud en el control de inventarios son evidentes: mayor productividad, mayor rentabilidad y mejor servicio a los clientes. Además, una fiabilidad elevada en el control de existencias es imprescindible cuando se trabaja con metodologías de gestión basadas en reducir los niveles de inventario, como la logística Just-in-time. Pero para que los conteos cíclicos sean eficientes, es necesario aplicar las nuevas tecnologías al almacén.

En primer lugar es recomendable la utilización de sistemas automatizados de preparación de pedidos como el guiado por luz y la dispensación automática de ATOX Soluciones Tecnológicas, combinados con los transportadores de rodillos inteligentes. Así, se minimizan los errores de inventarios debido a operaciones de picking y, a su vez, se optimiza el trabajo del personal del almacén al preparar pedidos a mayor velocidad, con lo que pueden destinarse recursos humanos a los conteos cíclicos de forma más eficiente.

Un software ERP con módulos de control de inventario, o un sistema WMS especializado, proporcionará la funcionalidad para clasificar referencias, organizar los ciclos de conteo y permitir a los usuarios validar y corregir los datos de existencias en el sistema. Para agilizar las tareas del personal de almacén encargado de los conteos, el sistema guiado por luz de ATOX Soluciones Tecnológicas, además de optimizar la preparación de pedidos, puede guiar a los operarios de forma eficiente a cada slot de las estanterías donde realizar el siguiente conteo, verificar la cantidad de existencias y servir como interfaz alternativo para comunicar la corrección al ERP.

Una vez implantado un sistema de conteos cíclicos, al final de cada año ya se habrán contado todas las existencias. Las referencias más importantes para el negocio habrán sido contadas varias veces de forma periódica dentro de un mismo año. Gracias a esto, el proceso tradicional de la realización del inventario físico anual, normalmente a puerta cerrada y con un gran consumo de tiempo y recursos humanos, deja de ser necesario.

Para implantar un sistema de conteos cíclicos, habitualmente se comienza seleccionado un grupo reducido de referencias o SKUs (stock-keeping units), pero que sirvan como conjunto representativo de toda la mercancía del almacén. Es decir, que ese grupo incluirá algunas referencias de alto nivel de rotación, algunas referencias de bajo nivel de rotación, algunas referencias de productos de gran volumen, algunas referencias de mercancía perecedera, etc.

Con un grupo reducido de referencias, se podrá empezar a usar el conteo cíclico a pequeña escala en una primera fase. Se pone en marcha el sistema de conteos cíclicos para ese grupo de control hasta que se completen varias veces los ciclos de conteo. Con cada ciclo, se irán detectando los primeros errores que haya de inexactitud en el control de inventarios, se analizan las causas de esos errores y se solucionan. De esta forma, cuando se implanten los conteos cíclicos para todas las referencias los principales errores ya deberían estar solucionados.

Una vez se completa una primera fase con un grupo de control, se implanta un sistema de conteos cíclicos general para todo el almacén. Todos los días se reservará parte de las jornadas para realizar parte del conteo, por ejemplo al principio del día, o durante los turnos de menos actividad. Se indicarán referencias y ubicaciones al personal de almacén para realizar el conteo, que puede plantearse con conteos ciegos o con conteos de verificación.

La referencias se clasificarán de alguna forma y se asignará diferentes frecuencias de conteo según su valor, características, ubicación, etc. En general, las referencias que tienen un nivel de rotación más alto deberían contarse con más frecuencia, puesto que participarán más a menudo en transacciones (preparación de pedidos, devoluciones, recepción de mercancía, logística inversa, etc.) y, por tanto, estarán más expuestas a que el estado real de sus existencias y el estado registrado en el sistema informatizado puedan desincronizarse y se provoquen errores.

Hay diferentes métodos de conteos cíclicos, según cómo se realice la clasificación de las referencias y se asigne las frecuencias de conteo.

Uno de los métodos más sencillos es la clasificación aleatoria. Por su sencillez, puede implantarse en almacenes que no dispongan de un software de gestión del almacén sofisticado, pero a costa de una menor eficiencia. Otra alternativa sencilla es clasificando las referencias por categorías (por tipos de artículos, o por fabricante, etc.). En almacenes donde las referencias no suelen cambiar de ubicación, por ejemplo, en almacenes de temperatura controlada, puede realizarse una clasificación por zonas.

Otras de las estrategias es mediante conteos cíclicos con auditoría de ubicación, llamada location audit cycle counting en inglés. En este caso, el almacén se divide de forma lógica en áreas, que puede ser por pasillos, o por módulos de estanterías, o por niveles, etc. La ventaja de este método es que durante el conteo cíclico se aprovecha para verificar el slotting, comprobando que las referencias están almacenadas correctamente en las ubicaciones de las estanterías que se les habían asignado. En este caso, está especialmente indicado utilizar el sistema guiado por luz de ATOX para conducir a los operarios de almacén a las ubicaciones correctas donde realizar cada conteo.

Pero el sistema más habitual y que en general resulta más eficiente es el conteo cíclico con clasificación ABC.

Los conteos cíclicos ABC se basan en una clasificación ABC del inventario. Aplicando el principio de Pareto o regla 80-20, se clasifican las referencias según su valor de inventario o su frecuencia de uso, de forma que quedarán organizadas en tres categorías: A, B y C.

Las referencias de la categoría A deberán ser contadas con más frecuencia, por ejemplo una vez a la semana, o una vez al mes (esto dependerá del número de referencias a manejar, recursos humanos disponibles, valor económico de la existencias, etc.). Los artículos clasificados en la categoría B serán contados con una frecuencia inferior a los de la A, por ejemplo una vez cada trimestre. Finalmente, las referencias incluidas en la categoría C serán contadas con menor frecuencia que las B, por ejemplo dos veces al año.

De esta forma, se focalizan los recursos empleados en el conteo cíclico en la mercancía que más impacto tiene en al negocio, bien por su valor económico o bien por sus niveles de rotación.

A medida que las nuevas tecnologías vayan evolucionando, los controles de inventarios se irán basando cada vez más en internet de las cosas y se irán convirtiendo en auténticos sistemas de inventario en tiempo real. Las técnicas de machine learning permitirán aplicar la inteligencia artificial a la clasificación de las referencia y a disponer de técnicas predictivas que aumenten aún más la exactitud y fiabilidad de los inventarios.

Pero junto a las tecnologías más sofisticadas, seguirá siendo necesario partir de un diseño adecuado del layout del almacén, utilizando los tipos de estanterías metálicas y sistemas de almacenaje más adecuados a cada tipo y nivel de carga, niveles de rotación, etc. que permitan un punto de partida eficiente para la intralogística de alto rendimiento. La combinación de estanterías metálicas de ATOX Sistemas de Almacenaje con los sistemas de automatización de ATOX soluciones Tencológicas, en continua evolución, continuarán siendo la capa física de los almacenes del futuro, que coordinados con sistemas WMS cade vez más sofisticados permitirán dar respuesta a los desafíos de las cadenas de suministro modernas.

ATOX ha ayudado a optimizar la intralogística de clientes de la mayoría de sectores de negocio a nivel internacional, diseñando y fabricando soluciones de almacenamiento a medida de las necesidades de cada almacén, con la calidad y la excelencia en el servicio como distintivo de reconocimiento internacional.

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